Error al emitir una factura electrónica
En este artículo, abordaremos uno de los errores más comunes que ocurren durante la emisión de una factura electrónica en Odoo indiferentemente de la versión que estés utilizando.
Odoo por su naturaleza de software global no cuenta con una conexión directa con el ministerio de hacienda de Costa Rica y/u otros países de latinoamerica con lo cual los Partners desarrollan módulos que se conectan con el ministerio de hacienda y esta entidad tiene requerimientos mínimos para la emisión de documentos electrónicos (facturas, Tiquetes, notas de crédito, notas de débito, etc).
La siguiente imagen contiene uno de los errores más comunes de los clientes que inician a facturar en Odoo:
Como se muestra en la imagen, si sale este aviso en color rojo es porque hay algo que no está bien en la emisión de la factura, el mismo sistema de forma intuitiva tiende a dar una breve descripción de la razón del error.
El error más común es que el contacto al cual se le está realizando la factura no está creado correctamente, esto significa que not tiene todos los campos obligatorios requeridos por Odoo para el envío de la factura a hacienda y cuando esta entidad recibe la comunicación de la factura la rechaza por la falta de información.
Puedes validar además que en los rubros de la derecha de la imagen hay un elemento que dice "Estado DGT", si aquí dice "RECHAZADA" es la validación de que hacienda no aceptó el documento.
SOLUCIÓN
Lo primero que debes hacer es revisar el contacto del cliente al que se le está facturando y que este tenga todos los campos mínimos completos, los campos requeridos son:
- Nombre completo (este debe ser exactamente igual a como está registrado en el ministerio de hacienda)
- Cédula (ya sea física o jurídica)
- Tipo de identificación: muchas veces se inicia que es tipo física y se inicia un número de cédula jurídica, esto dará un error.
- Dirección completa: este es el punto donde más error se genera y debes cersiorarte que contenga:
- País
- Provincia
- Cantón
- Distrito
- Barrio
- Otras señas
- Teléfono
- Correo electrónico
Posterior a esta corrección se debe crear nuevamente la factura y la que quedó en estatus "RECHAZADA" debe "CANCELARSE" y es relevante que sea cancelada porque sino esta quedará registrada en la contabilidad y generará sesgos en la información contable, para crear nuevamente la factura puedes darle click al ícono de un engranaje y darle click en duplicar (como se muestra en la imagen siguiente)
Esto te ahorra tiempo, posterior a esto nada más debes dar click nuevamente en "confirmar" para enviar nuevamente la factura a hacienda, es importante que tengas presente que la Dirección General de Tributación de Costa Rica tiene un plazo máximo de 3 horas para retornar la respuesta de un documento electrónico (factura, Nota de crédito/debito, etc), con lo cual puede que no genere los XML de forma inmediata.
Te recomendamos no enviar la factura a tu cliente hasta que el status salga como aceptado porque no podrás enviar los 3 documentos que contemplan la factura electrónica en Costa Rica (XML/PDF).
Otro error que puede suceder es que aparezca el mensaje de la siguiente imagen:
Este error sucede porque hay un error en los consecutivos enviados a nuestro equipo de trabajo para la configuración de la facturación electrónica, en caso de que este sea el error que le aparezca debe contactar a nuestro equipo y actualizar el consecutivo correcto para la respectiva corrección, tenga en consideración que el proceso puede no ser inmediato, podría tomar varias horas en quedar aplicado.